Configuración de canales de comunicación

Escenarios de salida de correo electrónico

En SAP Sales Cloud Version 2, los correos electrónicos salientes se pueden gestionar mediante dos métodos distintos: correos electrónicos manuales y correos electrónicos automáticos. Estas opciones satisfacen varias necesidades y situaciones dentro del proceso de ventas.

Escenario de correo electrónico manual

En el escenario de correo electrónico manual, los representantes de ventas o los agentes comerciales pueden enviar correos electrónicos personalizados a los clientes en función de necesidades empresariales específicas. Mientras trabajan en leads, oportunidades u ofertas de venta, pueden crear cómodamente correos electrónicos desde la interfaz del objeto correspondiente.

Los usuarios empresariales pueden redactar y enviar correos electrónicos directamente desde el editor de correo electrónico integrado del sistema, dándoles un control preciso sobre la comunicación con el cliente.

Las características clave del proceso de correo electrónico manual incluyen:

• Plantillas de correo electrónico: los usuarios pueden utilizar plantillas de correo electrónico predefinidas para ahorrar tiempo y mantener la coherencia de la comunicación. Estas plantillas ofrecen contenido preformateado y marcadores de posición para una personalización rápida.
• Canales de correo electrónico flexibles: la creación de objetos como leads ofrece una configuración de correo electrónico flexible. Un canal de correo electrónico generalizado etiquetado como "General" permite a los usuarios enviar correos electrónicos directamente desde un objeto de leads sin necesidad de un canal dedicado.
• Canales de correo electrónico específicos de objeto: otros objetos, como oportunidades y ofertas de venta, necesitan sus propios canales de correo electrónico dedicados. Para permitir el envío manual de correos electrónicos desde estos objetos, se deben configurar canales de correo electrónico específicos para cada uno.

Este enfoque estructurado garantiza que los representantes de ventas puedan comunicarse de forma eficiente con los clientes. Al mismo tiempo, pueden adaptarse fácilmente a los requisitos únicos de cada objeto de ventas y, al mismo tiempo, mantener un tono consistente y profesional.

En el escenario de correo electrónico automático dentro de SAP Sales Cloud Version 2, los administradores pueden configurar flujos automáticos para enviar correos electrónicos automáticamente. Para que se envíen, se deben cumplir determinadas condiciones predefinidas. Estas condiciones incluyen eventos, actividades o modificaciones de datos específicos. Una vez activado, el sistema envía correos electrónicos sin intervención manual, lo que simplifica la comunicación y garantiza interacciones oportunas con el cliente. Los flujos automáticos se pueden configurar para objetos específicos, como oportunidades y ofertas de venta, con correos electrónicos enviados como parte de una secuencia de acciones automatizadas.

Beneficios clave del escenario de correo electrónico automático:

• Mantiene la coherencia en la comunicación
• Garantiza que no se pierdan puntos de contacto importantes
• Permite actualizaciones oportunas cuando los clientes alcanzan etapas o hitos específicos del pipeline de ventas

Al configurar flujos automáticos para objetos como oportunidades y ofertas de venta, los administradores pueden elegir entre dos tipos de canales de correo electrónico:

1. Tipo de objeto "General" canal de correo electrónico. Esta opción enviará flujos automáticos a través del mismo canal general que se utiliza para los correos electrónicos manuales en varios objetos. Se deben cumplir las condiciones desencadenantes para que se envíen los flujos automáticos. El uso de un canal para correos electrónicos generados manual y automáticamente ayuda a mantener el enfoque de la comunicación consistente.
2. Tipo de canal de correo electrónico "Específico de objeto". Para este tipo, se deben configurar canales de correo electrónico específicamente personalizados para oportunidades y correos electrónicos relacionados con ofertas de ventas. Estos canales solo sirven para enviar flujos automáticos, desencadenados por condiciones predefinidas, asociados con estos objetos.

Al utilizar flujos automáticos y configurar tipos de canal de correo electrónico, los administradores pueden mejorar la eficiencia y eficacia de la comunicación por correo electrónico automatizada dentro de SAP Sales Cloud.

En SAP Sales Cloud Version 2, el administrador es responsable de configurar los canales de correos electrónicos entrantes y salientes. Estos canales permiten la comunicación entre el sistema SAP Sales Cloud y los servicios de correo electrónico externos. Esta comunicación facilita interacciones fluidas con clientes y partes interesadas.

Es importante tener en cuenta que los parámetros necesarios para configurar estos canales de correo electrónico son consistentes, independientemente de si se utilizan para escenarios de entrada o de salida.

Los parámetros clave necesarios para la configuración de canales de correo electrónico son los siguientes:

Nombre de canal

El nombre del canal es un identificador descriptivo que ayuda a diferenciar un canal de correo electrónico de otro dentro del sistema SAP Sales Cloud. 

Correo electrónico de canal

La dirección de correo electrónico del canal sirve como identificador de correo electrónico único de un canal de correo electrónico específico. Esta dirección actúa como punto de contacto para enviar y recibir correos electrónicos a través del sistema SAP Sales Cloud. Es importante que a cada canal de correo electrónico se le asigne una dirección de correo electrónico distinta para evitar confusiones o conflictos.

Además, es importante resaltar que la dirección de correo electrónico del canal debe ser única en todos los canales de correo electrónico, ya sean activos o inactivos. Esta restricción evita cualquier confusión o conflicto que pueda surgir al tener la misma dirección de correo electrónico asociada con múltiples canales.

Nombre de emisor

El nombre del emisor, antes conocido como "nombre de visualización", es la etiqueta reconocible que aparece cuando los destinatarios ven correos electrónicos procedentes del sistema SAP Sales Cloud. Está pensado para proporcionar contexto y reconocimiento a los destinatarios. Un nombre familiar ayuda a los destinatarios a identificar la fuente del correo electrónico y facilita una experiencia de comunicación más personalizada y profesional. El administrador puede definir un nombre o utilizar el nombre del usuario conectado.

Objeto

El parámetro "Objeto" hace referencia a la entidad o módulo específico dentro del sistema SAP Sales Cloud con el que está asociado el canal de correo electrónico. Esto puede estar relacionado con leads, oportunidades, ofertas u otros componentes relevantes del proceso de ventas. Al asociar el canal de correo electrónico con un objeto específico, se asegura de que la comunicación sea relevante y se dirija correctamente al contexto adecuado dentro del sistema.

Después de fijar los parámetros necesarios y seleccionar el objeto deseado, el canal de correo electrónico debe activarse antes de poder utilizarlo.

El proceso de activación es un proceso de verificación en dos pasos necesario antes de activar el canal.

1. El administrador realiza la solicitud de activación.
2. Se envía un mensaje a la dirección de correo electrónico del canal con un código de verificación.
3. El administrador introduce el código de activación en el sistema.
4. Se envía un segundo mensaje desde el servicio de verificación con un enlace que el administrador utiliza para activar el canal.

Una vez que un canal está en estado activo, el administrador puede editar todos los atributos del canal, excepto la dirección de correo electrónico del canal.

SAP Sales Cloud Version 2 ofrece muchos tipos de plantilla, como:

• Plantilla de marca
• Plantilla de respuesta
• Plantilla de firma
• Modelo de campaña

El uso de plantillas de correo electrónico en los procesos de ventas ofrece varios beneficios que contribuyen a la eficiencia, la consistencia y la mejora de la comunicación. Estas son algunas de las ventajas clave:

• Ahorro de tiempo: las plantillas de correo electrónico proporcionan contenido y formato predefinidos. Los profesionales de ventas pueden redactar correos electrónicos rápidamente sin empezar desde cero cada vez. Esto ahorra tiempo valioso, especialmente cuando se envían mensajes repetitivos o de rutina.
• Consistencia: Las plantillas de correo electrónico garantizan que todas las comunicaciones sigan siendo coherentes en tono, marca y mensajería. Esta consistencia refuerza la imagen de una empresa y ayuda a generar confianza y familiaridad con los destinatarios.
• Profesionalidad: Las plantillas de correo electrónico bien diseñadas mejoran la profesionalidad de las comunicaciones. Ofrecen una apariencia pulida y bien estructurada, que puede influir positivamente en cómo los destinatarios perciben los mensajes. 
• Precisión: las plantillas reducen el riesgo de errores de comunicación. La información crítica, como los detalles del producto, los precios, los términos y la información de contacto, se puede incluir correctamente en cada correo electrónico, lo que reduce la probabilidad de errores.
• Personalización: Si bien las plantillas proporcionan una base, aún se pueden personalizar para agregar un toque personal. Los profesionales de ventas pueden personalizar secciones específicas de la plantilla para abordar las necesidades únicas del destinatario o hacer referencia a interacciones recientes.

Los administradores actualizan las plantillas de correo electrónico y primero deben preparar un diseño de plantilla HTML. Pueden incorporar marcadores de posición técnicos dentro de estas plantillas, lo que permite la inserción dinámica de datos de registros de objetos asociados cuando se utiliza la plantilla. 

Una vez completada la plantilla, debe cargarse junto con cualquier anexo estándar específico de la plantilla. Además, los administradores pueden utilizar marcadores de posición para recuperar e incluir automáticamente datos de objetos asociados dentro del sistema.

Los administradores pueden acceder a la herramienta Supervisión de correo electrónico a través de la siguiente vía de acceso:

1. Menú de usuario
2. Opciones
3. Correo electrónico
4. Supervisión de entrada/salida

La supervisión de correos electrónicos es una función que implica el seguimiento y el análisis de las comunicaciones por correo electrónico enviadas y recibidas dentro de la solución.

Esta función mejora la eficacia de la comunicación y ofrece información sobre patrones y tendencias de comunicación. La supervisión de correos electrónicos en el contexto de SAP Sales Cloud Version 2 se puede aplicar a las operaciones empresariales y la seguridad.