Configuración de contactos

Priorice sus tareas y maximice su productividad para sacar el máximo provecho de su día. Con la gestión de actividades de SAP, las actividades se resaltan para cada interacción con el cliente. 

Como usuario empresarial, puede acceder al Gestor de actividades y al Gestor de tareas desde el menú principal:

Uso del gestor de actividades

Con el gestor de actividades, puede:

• Gestione citas directamente desde el calendario.
• Prepárese para las próximas citas mediante Información de citas e Inteligencia de relaciones.
• Programe reuniones y llamadas telefónicas para que la programación de eventos sea más fácil de usar y coherente con otras aplicaciones externas.

Uso del Gestor de tareas

Con el Gestor de tareas, los representantes de ventas:

• Puede administrar todas las tareas desde una nueva aplicación de Administrador de tareas fácil de usar.
• Puede centrarse en tareas activas y vencidas con dos vistas de tareas separadas, Mi día y Mis planificadas.
• Utilice sin esfuerzo la creación y finalización de tareas con un solo clic.
• Realizar llamadas telefónicas orientadas a la acción y tareas de correo electrónico utilizando acciones principales predefinidas.

Como requisito previo, los administradores deben crear roles empresariales para los usuarios empresariales responsables de realizar citas, realizar tareas y utilizar el calendario. A continuación, los servicios empresariales necesarios deben asignarse a estos roles empresariales.

Estos son los servicios empresariales relacionados con citas, tareas y calendarios:

• servicio de citas para los roles empresariales responsables de activar citas.
• activitymanagementservice y pointmentservice para los roles empresariales responsables de ver una vista de lista de citas.
• servicio de tareas a los roles empresariales responsables de activar tareas.
• activitymanagementservice y taskservice para los roles empresariales responsables de ver una vista de lista de tareas.
• servicio de calendario para los roles empresariales que deberán utilizar un calendario

Opcionalmente, el administrador también puede configurar las siguientes opciones si aún no están configuradas:

• Para Tareas, el administrador puede configurar las opciones generales y, a continuación, las categorías de tarea.
• Para Citas, el administrador puede configurar las parametrizaciones generales, las categorías de cita, el rango de números para los ID de cita y el Esquema de partes, es decir, la estructura y la organización de las partes implicadas en las citas.
• Para Calendario, el administrador puede configurar colores de tarjeta, así como calendarios de días laborables y calendarios de festivos para diferentes países o regiones.

La duración predeterminada actual cuando se crea una cita es de una hora. La categoría predeterminada se fija en Reunión y la Prioridad se fija en Urgente.

Sin embargo, los administradores pueden redefinir las parametrizaciones por defecto cuando crean citas:

1. Navegar al menú de usuario
2. Seleccionar opciones
3. Seleccionar todas las parametrizaciones
4. Buscar el widget Citas
5. Uso de las Opciones generales.

Esto proporciona a los administradores la flexibilidad de los valores predeterminados del usuario para rellenar previamente las citas del usuario empresarial

Un administrador puede crear nuevas categorías de cita además de las categorías predeterminadas Reunión y Llamada telefónica saliente.

El administrador puede configurar un nuevo rango de números para los ID de cita.

El rango de números comprende un conjunto distinto de cadenas de caracteres y se utiliza para generar ID de cita unívocos.

La configuración del esquema de partes determina la estructura y la organización de las partes implicadas en las citas. Las partes pueden incluir personas como el organizador o entidades como propietarios, cuentas, contactos y otras entidades relacionadas asociadas con una cita.

Mediante la función de asignación de roles de parte, los administradores pueden definir las relaciones entre partes, especificar sus roles y describir la información que se debe capturar para cada parte. Esta configuración garantiza que las citas reflejen con precisión los roles y las responsabilidades de todas las partes implicadas, mejorando la organización general y la eficiencia del proceso.

Al configurar el esquema de partes de citas, el administrador puede:

1. Active o desactive determinados valores.
2. Seleccione qué rol de parte es obligatorio.
3. Revise los pasos de determinación de cada rol de parte y active o desactive los pasos según los requisitos.

Aquí, los administradores pueden habilitar y establecer las fechas y horas de inicio predeterminadas de las tareas recién creadas, habilitar y establecer el recordatorio predeterminado de una tarea y configurar la categoría y la prioridad predeterminadas de una tarea. 

• Los usuarios pueden actualizar sus propias opciones predeterminadas para gestionar los valores predeterminados en Creación de tareas, Filtros predeterminados para Mi día y Mis planificadas. Esto anula los valores predeterminados del administrador establecidos en la configuración del sistema.
• Los representantes de ventas pueden personalizar el gestor de tareas según sus necesidades, utilizando los valores predeterminados creados por sus administradores. 

Las opciones de recordatorio predeterminadas son:

• Sin recordatorio
• 5 minutos
• 15 minutos
• 30 minutos
• 1 hora
• 2 horas antes
• 4 horas antes
• 1 día antes

Las opciones de categoría predeterminadas son:

• Mensaje de texto
• Canal externo
• Tarea general
• Correo electrónico
• Llamada telefónica saliente

Las opciones de prioridad por defecto son:

• Inmediato
• Urgente
• Normal
• Bajo

Un administrador puede agregar nuevas opciones de recordatorio predeterminadas, categorías y prioridades, si es necesario.

El sistema incluye cuatro categorías de tarea predeterminadas que no se pueden modificar ni eliminar:

• Canal externo
• Tarea general
• Llamada telefónica saliente
• Correo electrónico

Es posible que un administrador deba añadir nuevas categorías de tarea o modificar las personalizadas existentes.

El administrador puede enlazar entradas de prioridad de cita con varios colores. Además, los representantes de ventas pueden personalizar los colores de las entradas de la tarjeta de calendario en función de la prioridad o la categoría.

SAP Sales Cloud Version 2 ofrece una flexibilidad mejorada al permitir a los administradores configurar calendarios de días laborables y festivos personalizados adaptados a diferentes países o regiones.

Los administradores deben asignar los siguientes servicios empresariales a roles empresariales que necesiten trabajar con calendarios:

• El calendario global (sap.crm.service.calendarService) debe añadirse a los roles empresariales para visualizar citas y días de visita.
• El calendario de días laborables (sap.crm.service.workingDayCalendarService) debe añadirse a los roles empresariales que deben definir y personalizar calendarios de días laborables para diferentes países y regiones.
• El calendario de festivos (sap.crm.service.holidayCalendarService) debe añadirse a los roles empresariales que deben definir y personalizar calendarios de festivos para diferentes países y regiones.
• Las aplicaciones Calendario, Calendario de equipo, Calendarios de días laborables y Calendarios de festivos deben estar activadas para todos los roles de usuario empresarial que trabajan con calendarios (roles de administración incluidos).
• La aplicación Administración de calendario también debe estar habilitada para los roles de administración

Configuración de un calendario de días laborables

Para configurar un calendario de días laborables, los administradores deben:   

1. Vaya a Calendario de días laborables y seleccione el botón más (Crear).
2. Introduzca el Nombre de calendario de trabajo, el Código de calendario de trabajo, el Año de inicio de validez y el Año de fin de validez.
3. Seleccione los países/regiones y haga clic en Siguiente.
4. Utilice el conmutador Día laborable para seleccionar los días laborables.
5. Seleccione el primer día de la semana y seleccione Siguiente.
6. Seleccione el calendario de festivos adecuado y, a continuación, haga clic en Siguiente.
7. Revise el resumen y haga clic en Finalizar para grabar el calendario de días laborables.

Configuración de un calendario de festivos

Para configurar un calendario de festivos, los administradores deben:   

1. Vaya a Calendarios de festivos y seleccione el botón más (Crear).
2. Introduzca el Nombre de calendario de festivos, el Código de calendario de festivos, el Año de inicio de validez y el Año de fin de validez.
3. Seleccione días festivos.
4. Revise el resumen y haga clic en Finalizar para grabar el calendario de festivos.