Configuración de gestión de oportunidades

En esta lección, aprenderá a configurar las oportunidades. Primero, hablemos de lo que puede configurar para sus oportunidades.

Alan, como administrador, puede configurar y personalizar su uso según los requisitos de Best Run Bikes.

Se pueden configurar las siguientes funciones:

• Opciones generales
• Clase de documento
• Fuentes
• Esquema de parte
• Ciclo de ventas
• Categorías
• Motivo del estado
• Categoría de previsión
• Rol de contacto
• Estado
• Rango de números
• Enrutamiento de oportunidad a empleado

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar Parametrizaciones generales para oportunidades:

1. Puntuación de ventas guiadas: en función de las necesidades empresariales, Alan puede activar la puntuación de venta en función de la probabilidad de éxito (que introduce manualmente el usuario final al crear la oportunidad) o la puntuación de oportunidad, que calcula automáticamente el algoritmo de ML correspondiente, suponiendo que se haya activado y se haya formado correctamente en el sistema.
2. Umbral de interacción de contacto: con esta opción, Alan puede actualizar el número de días después de los cuales se recomendaría la interacción de contacto
3. Estado de oportunidad ganada: Alan puede seleccionar esta casilla para permitir que la oportunidad se fije como ganada solo cuando se hayan completado todas las acciones y actividades obligatorias para las fases de ventas actuales y futuras
4. Exportación de oportunidades: Alan puede marcar esta casilla de selección para permitir a los usuarios finales exportar una lista de oportunidades desde la vista Pool de trabajo de venta guiada.
5. Barra de progreso: Alan puede seleccionar qué fecha se mostrará como el último marcador en una barra de progreso de oportunidad, la fecha de cierre o la fecha de inicio de ingresos

Los gerentes de ventas que trabajan en Best Run Bikes deben organizar los documentos relacionados con las oportunidades de manera eficaz. Con diferentes tipos de documento, pueden agrupar y clasificar los documentos en función de su objetivo o contenido. Esto ayuda a optimizar el proceso de gestión de documentos y permite una recuperación rápida cuando es necesario. Diferentes tipos de documento pueden ayudar a gestionar el ciclo de vida de varios documentos relacionados con oportunidades. Por ejemplo, un documento de propuesta puede tener diferentes etapas, como "Borrador", "En revisión", "Aprobado" o "Rechazado". La definición correcta de los tipos de documento facilita el seguimiento del progreso y el estado del documento dentro de cada etapa.

Alan puede crear nuevas entradas correspondientes a tipos de documento Oportunidades adicionales:

Las fuentes de oportunidades permiten a los gerentes y representantes de ventas lograr:

• Diferentes fuentes pueden proporcionar información estratégica y tendencias valiosas del mercado. Al supervisar y analizar datos de varios canales, el jefe de ventas puede tomar decisiones más informadas y adaptar sus estrategias de ventas en consecuencia.
• Un conjunto diverso de fuentes significa más oportunidades en el pipeline. Esto puede provocar un aumento del volumen de ventas, lo que ayuda al equipo de ventas a cumplir o superar sus objetivos.
• Explorar nuevas fuentes de oportunidades puede abrir vías para el crecimiento empresarial. Permite al jefe de ventas descubrir nuevas asociaciones, colaboraciones o incluso expandirse a diferentes regiones geográficas.

En conclusión, tener diferentes fuentes de oportunidades proporciona un enfoque más completo y robusto para la gestión de ventas. Reduce los riesgos, permite un mayor alcance del mercado, fomenta el crecimiento y permite al equipo de ventas tomar decisiones fundamentadas para mantenerse a la delantera en un entorno empresarial competitivo.

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar Fuentes para oportunidades:

1. Cree nuevas entradas para definir un nuevo tipo de fuentes además de los valores estándar suministrados por defecto en SAP Sales Cloud Version 2. Los códigos de estado personalizado deben comenzar con el identificador Z.
2. Modificar la descripción de los valores existentes
3. Activar o desactivar determinadas fuentes
4. Borrar valores personalizados. Solo se pueden borrar las entradas que empiecen con el identificador Z.

La configuración del esquema de partes determina la estructura y la organización de las partes involve9d en el proceso de oportunidad. Las partes pueden incluir clientes, clientes potenciales, contactos u otras entidades relacionadas con la oportunidad. El esquema de partes permite definir las relaciones entre las partes, sus roles y la información que se capturará para cada parte. Esta configuración mejora la capacidad de gestionar y realizar un seguimiento de las partes implicadas en el proceso de oportunidad.

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar el Esquema de partes para oportunidades:

1. Activar o desactivar determinados valores
2. Seleccione qué rol de parte debe ser obligatorio
3. Revisar los pasos de determinación de cada rol de parte y activar o desactivar pasos en función de los requisitos

Los ciclos de ventas para las oportunidades son importantes tanto para los jefes de ventas como para los representantes de ventas:

Un ciclo de ventas definido proporciona a los jefes de ventas una visibilidad clara del progreso de cada oportunidad. Pueden realizar un seguimiento de dónde se encuentra cada oportunidad en el pipeline, identificar posibles cuellos de botella y tomar medidas correctivas si es necesario. Al analizar las etapas y la duración del ciclo de ventas, los jefes de ventas pueden evaluar el rendimiento de los representantes de ventas individuales y el equipo en su conjunto. Los datos del ciclo de ventas permiten a los jefes de ventas pronosticar los ingresos futuros y planificar la asignación de recursos de forma más eficaz. Con un ciclo de ventas definido, los gerentes de ventas pueden generar informes de ventas precisos, proporcionando información estratégica sobre las métricas de rendimiento clave.

Los representantes de ventas se benefician de un plan de acción claro proporcionado por el ciclo de ventas. Describe los pasos que deben seguir, ayudándolos a mantenerse organizados y enfocados durante todo el proceso de ventas. Un ciclo de ventas definido garantiza que todos los representantes de ventas sigan un enfoque estandarizado. Esta consistencia conduce a mejores experiencias de cliente, genera confianza y mejora la reputación de la marca. Comprender el ciclo de ventas ayuda a los representantes a identificar oportunidades de alto valor que tienen una mayor probabilidad de conversión. Pueden concentrar sus esfuerzos en nutrir y cerrar estos leads, lo que lleva a un aumento de las tasas de éxito.

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar el Ciclo de ventas para oportunidades:

1. Crear un ciclo de ventas completamente nuevo
2. Seleccionar el ciclo de ventas por defecto
3. Activar/desactivar ciclos de ventas

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar Categorías para oportunidades:

1. Cree nuevas entradas para categorizar aún más las oportunidades en función de las necesidades empresariales que no se pueden abordar utilizando los valores estándar. El código de los valores personalizados debe comenzar con la letra "Z".
2. Configure la descripción de las categorías.
3. Alterne si alguna categoría determinada está activa o no.
4. Eliminar categorías personalizadas. Solo se pueden borrar categorías personalizadas.

La modificación de estado es importante para los representantes de ventas por los siguientes motivos:

• Al realizar un seguimiento de los motivos de las modificaciones de estado, los representantes de ventas pueden obtener información sobre por qué determinadas oportunidades progresan o se estancan. Esta información les ayuda a tomar decisiones más fundamentadas sobre sus estrategias de ventas y la mejor manera de abordar cada oportunidad.
• Con el tiempo, el seguimiento de los motivos de las modificaciones de estado puede revelar patrones o tendencias en el proceso de ventas. Por ejemplo, si un motivo en particular conduce de forma consistente a cierres exitosos, los representantes de ventas pueden centrarse en replicar ese éxito en situaciones similares.
• Comprender los motivos de las modificaciones de estado permite a los representantes de ventas realizar previsiones con mayor precisión. Al analizar los datos históricos sobre cómo se mueven las oportunidades a través del pipeline, pueden hacer proyecciones más realistas sobre el rendimiento de ventas futuro.

En conclusión, el seguimiento de los motivos de los cambios de estado en las oportunidades es esencial para que los representantes de ventas comprendan el comportamiento de los clientes, mejoren su enfoque de ventas y logren mejores resultados. Les proporciona información valiosa, permite una mejor previsión y facilita la mejora continua del proceso de ventas.

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar el Motivo para estado para oportunidades:

1. Cree nuevas entradas para actualizar motivos adicionales para el estado en función de las necesidades empresariales que no se pueden abordar mediante los valores estándar. Los valores personalizados deben tener un código que comience con la letra "Z".
2. Configure la descripción de los valores personalizados.
3. Seleccione el estado al que se refiere este motivo.
4. Conmute la activación o desactivación de entradas de motivo.
5. Borrar entradas personalizadas. Solo se pueden borrar las entradas personalizadas.

Para utilizar Gestión de pipeline y previsión en SAP Sales Cloud Version 2, los administradores deben configurar las categorías de previsión en el sistema.

Las oportunidades deben asignarse a categorías de previsión, ya que los totales agregados se calculan y visualizan en función de la categoría de previsión. Las oportunidades sin una categoría de previsión actualizada no se tendrán en cuenta.

Alan puede definir categorías personalizadas y asignarlas a definiciones. Se requiere una asignación uno a uno a estas definiciones:

1. Cree una nueva categoría de previsión. Las categorías personalizadas deben comenzar con la letra "Z".
2. Oportunidades comprometidas que seguramente se convertirán en cerradas y ganadas
3. Mejores oportunidades de caso que pueden llegar a ser cerradas y ganadas
4. Oportunidades de pipeline que no se espera que cierren en el período fiscal actual
5. Categoría adicional: los administradores pueden incluir una categoría más entre el commit y el mejor caso si es necesario, como "Más probable".

También es posible actualizar campos de categoría de previsión automáticamente mediante reglas de flujo automático.

El seguimiento de los roles de contacto para las oportunidades es de gran importancia en el proceso de ventas. Los roles de contacto hacen referencia a las diferentes personas o partes interesadas implicadas en el proceso de toma de decisiones dentro de una organización de cliente potencial. En muchos escenarios de ventas B2B (business-to-business), varias personas participan en el proceso de toma de decisiones. Al realizar un seguimiento de los roles de contacto, los representantes de ventas pueden identificar a los responsables clave de la toma de decisiones, los influenciadores y los encargados dentro de la organización. Esta comprensión ayuda a adaptar las estrategias de ventas e interactuar con las personas adecuadas en el momento correcto.

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar el Rol de contacto para oportunidades:

1. Cree nuevas entradas para actualizar tipos adicionales de rol de contacto en función de las necesidades empresariales que no se pueden abordar mediante los valores estándar. El código de los roles de contacto personalizados debe comenzar con la letra "Z".
2. Configure la descripción de los roles de contacto personalizados.
3. Conmutar la activación de roles de contacto.
4. Desactive los valores estándar.

Los tipos de documento de oportunidades deben estar asociados con un esquema de estado específico. En SAP Sales Cloud Version 2, hay un esquema de estado estándar disponible que se puede adaptar si es necesario. Sin embargo, al crear una nueva clase de documento Oportunidad, el sistema requerirá que se actualice un nuevo esquema de estado.

Alan puede configurar las siguientes opciones al actualizar el estado de Oportunidades:

1. Cree un nuevo conjunto de estados para un determinado tipo de documento de oportunidad. La clase de documento que debería contener los nuevos estados ya debería haberse creado.
2. Cree un nuevo esquema de estado y un nuevo código de estado además de los valores estándar suministrados por defecto en SAP Sales Cloud Version 2. Los códigos de estado personalizados deben comenzar con el identificador Z.
3. Modifique la descripción de los valores existentes.
4. Modifique la secuencia.
5. Fije el estado interno para cada código de estado.
6. Fije cuál de los estados es el inicial.
7. Active o desactive determinados valores.
8. Borrar entradas de estado personalizadas.

Alan puede configurar un único rango de números para utilizar Oportunidades en Ventas guiadas. El sistema asigna el siguiente número secuencial del rango a las nuevas oportunidades. Puede ver el último número utilizado en la columna Estado de rango de números.

En el rango de números, Alan puede configurar:

1. Opcionalmente, defina un prefijo que se utilizará antes del número en el ID.
2. Defina el número inicial en el rango.
3. Defina el número final en el rango.

Alan puede crear reglas de enrutamiento para asignar oportunidades automáticamente a los empleados. En la primera creación de reglas, Alan debe adaptar las columnas (1) para configurar la tabla de reglas. Puede haber hasta 20 columnas en la tabla. Las siguientes columnas son obligatorias: Propietario, Rol de propietario, Empleado del departamento de ventas y Rol de empleado del departamento de ventas.

A continuación, se puede añadir y configurar un nuevo rol para cada regla (2).

Finalmente, Alan puede activar el nuevo conjunto de reglas (3).

Una vez activada, las oportunidades se asignarán automáticamente a los representantes de ventas.