Configuração de canais de comunicação

Cenários de saída de e-mail

No SAP Sales Cloud Version 2, os e-mails de saída podem ser gerenciados por meio de dois métodos distintos: e-mails manuais e e-mails automáticos. Essas opções atendem a várias necessidades e situações dentro do processo de vendas.

Cenário de e-mail manual

No cenário de e-mail manual, os representantes de vendas ou agentes de vendas podem enviar e-mails personalizados aos clientes com base em necessidades empresariais específicas. Ao trabalhar em leads, oportunidades ou cotações de venda, eles podem convenientemente criar e-mails a partir da interface do respectivo objeto.

Os usuários empresariais podem esboçar e enviar e-mails diretamente do editor de e-mail integrado do sistema, dando-lhes controle preciso sobre a comunicação do cliente.

Os principais recursos do processo de e-mail manual incluem:

• Modelos de e-mail: os usuários podem utilizar modelos de e-mail predefinidos para economizar tempo e manter a consistência da comunicação. Esses modelos oferecem conteúdo pré-formatado e espaços reservados para personalização rápida.
• Canais flexíveis de e-mail: a criação de objetos como leads oferece uma configuração de e-mail flexível. Um canal de e-mail generalizado denominado "Geral" permite que os usuários enviem e-mails diretamente de um objeto de leads sem precisar de um canal dedicado.
• Canais de e-mail específicos do objeto: outros objetos, como oportunidades e cotações de venda, precisam de seus próprios canais de e-mail dedicados. Para ativar o envio manual de e-mails a partir desses objetos, canais de e-mail específicos devem ser configurados para cada um.

Essa abordagem estruturada garante que os representantes de vendas possam se comunicar de forma eficiente com os clientes. Ao mesmo tempo, eles podem se adaptar facilmente às necessidades exclusivas de cada objeto de vendas, mantendo um tom consistente e profissional.

No cenário de e-mail automático no SAP Sales Cloud Version 2, os administradores podem configurar fluxos automáticos para enviar e-mails automaticamente. Para que eles sejam enviados, determinadas condições predefinidas devem ser atendidas. Essas condições incluem eventos, atividades ou modificações de dados específicos. Uma vez acionado, o sistema envia e-mails sem intervenção manual, simplificando a comunicação e garantindo interações pontuais com o cliente. Os fluxos automáticos podem ser configurados para objetos específicos, como oportunidades e cotações de venda, com e-mails enviados como parte de uma sequência de ações automáticas.

Principais benefícios do cenário de e-mail automático:

• Mantém a consistência na comunicação
• Garante que pontos de contato importantes não sejam perdidos
• Permite atualizações pontuais quando os clientes atingem etapas ou marcos específicos do pipeline de vendas

Ao configurar fluxos automáticos para objetos como oportunidades e cotações de venda, os administradores podem escolher entre dois tipos de canais de e-mail:

1. Canal de e-mail do tipo de objeto "Geral". Essa opção enviará fluxos automáticos pelo mesmo canal geral usado para e-mails manuais em vários objetos. As condições de acionamento precisam ser atendidas para que os fluxos automáticos sejam enviados. A utilização de um canal para e-mails gerados manual e automaticamente ajuda a manter a abordagem da comunicação consistente.
2. Tipo "Específico do objeto" do canal de e-mail. Para esse tipo, canais de e-mail especificamente personalizados devem ser configurados para e-mails relacionados a oportunidades e cotações de vendas. Esses canais são somente para enviar fluxos automáticos, acionados por condições predefinidas, associadas a esses objetos.

Ao usar fluxos automáticos e configurar tipos de canal de e-mail, os administradores podem melhorar a eficiência e a eficácia da comunicação automática por e-mail no SAP Sales Cloud.

No SAP Sales Cloud Version 2, o administrador é responsável pela configuração de canais de e-mail de entrada e de saída. Esses canais permitem a comunicação entre o sistema SAP Sales Cloud e serviços de e-mail externos. Essa comunicação facilita interações perfeitas com clientes e stakeholders.

É importante observar que os parâmetros necessários para configurar esses canais de e-mail permanecem consistentes, independentemente de serem utilizados para cenários de entrada ou de saída.

Os parâmetros-chave necessários para a configuração de canais de e-mail são os seguintes:

Nome do canal

O nome do canal é um identificador descritivo que ajuda a diferenciar um canal de e-mail de outro no sistema SAP Sales Cloud. 

E-mail do canal

O endereço de e-mail do canal serve como identificador único de e-mail de um canal de e-mail específico. Este endereço atua como ponto de contato para enviar e receber e-mails por meio do sistema SAP Sales Cloud. É importante que a cada canal de e-mail seja atribuído um endereço de e-mail distinto para evitar confusões ou conflitos.

Além disso, é importante destacar que o endereço de e-mail do canal deve ser único em todos os canais de e-mail, sejam eles ativos ou inativos. Essa restrição evita qualquer confusão ou conflitos que possam surgir por ter o mesmo endereço de e-mail associado a vários canais.

Nome do emissor

O nome do remetente, anteriormente conhecido como "nome de exibição", é a etiqueta reconhecível que aparece quando os destinatários visualizam e-mails com origem no sistema SAP Sales Cloud. Ele destina-se a fornecer contexto e reconhecimento aos destinatários. Um nome familiar ajuda os destinatários a identificar a origem do e-mail e facilita uma experiência de comunicação mais personalizada e profissional. O administrador pode definir um nome ou usar o nome do usuário conectado.

Objeto

O parâmetro "Objeto" se refere à entidade ou módulo específico no sistema SAP Sales Cloud ao qual o canal de e-mail está associado. Isso pode estar relacionado a leads, oportunidades, cotações ou outros componentes relevantes do processo de vendas. A associação do canal de e-mail a um objeto específico garante que a comunicação seja relevante e direcionada adequadamente para o contexto apropriado dentro do sistema.

Depois de definir os parâmetros necessários e selecionar o objeto desejado, o canal de e-mail deve ser ativado antes de poder ser utilizado.

O processo de ativação é um processo de verificação em duas etapas necessário antes de o canal ser ativado.

1. O administrador executa a solicitação de ativação.
2. Uma mensagem é enviada para o endereço de e-mail do canal com um código de verificação.
3. O administrador insere o código de ativação no sistema.
4. Uma segunda mensagem é enviada do serviço de verificação com um link que o administrador utiliza para ativar o canal.

Quando um canal estiver no status ativo, o administrador poderá processar todos os atributos do canal, exceto o endereço de e-mail do canal.

O SAP Sales Cloud Version 2 oferece vários tipos de modelo, como:

• Modelo de branding
• Modelo de medida
• Modelo de assinatura
• Modelo de campanha

A utilização de modelos de e-mail em processos de vendas oferece vários benefícios que contribuem para a eficiência, consistência e melhor comunicação. Aqui estão algumas das principais vantagens:

• Economia de tempo: os modelos de e-mail fornecem conteúdo e formatação predefinidos. Os profissionais de vendas podem compor e-mails rapidamente sem começar do zero todas as vezes. Isso economiza tempo valioso, especialmente ao enviar mensagens repetitivas ou de rotina.
• Consistência: os modelos de e-mail garantem que toda a comunicação se mantenha consistente em tom, branding e mensagens. Essa consistência reforça a imagem de uma empresa e ajuda a criar confiança e familiaridade com os destinatários.
• Profissionalismo: Modelos de e-mail bem projetados melhoram o profissionalismo das comunicações. Eles oferecem uma aparência polida e bem estruturada, o que pode influenciar positivamente o quão bem os destinatários percebem as mensagens. 
• Precisão: os modelos reduzem o risco de erros de comunicação. Informações críticas, como detalhes do produto, preços, condições e informações de contato, podem ser incluídas corretamente em cada e-mail, reduzindo a probabilidade de erros.
• Personalização: Embora os modelos forneçam uma base, eles ainda podem ser personalizados para adicionar um toque pessoal. Os profissionais de vendas podem personalizar seções específicas do modelo para abordar as necessidades únicas do destinatário ou referenciar interações recentes.

Os administradores atualizam modelos de e-mail e devem primeiro preparar um layout de modelo HTML. Eles podem incorporar caracteres de preenchimento técnicos nesses modelos, permitindo a inserção dinâmica de dados de registros de objeto associados quando o modelo é utilizado. 

Assim que o modelo estiver concluído, ele deve ser carregado juntamente com quaisquer anexos padrão específicos do modelo. Além disso, os administradores podem utilizar caracteres de preenchimento para recuperar e incluir automaticamente dados de objetos associados dentro do sistema.

Os administradores podem acessar a ferramenta Monitoramento de e-mail pelo seguinte caminho:

1. Menu do usuário
2. Configurações
3. E-mail
4. Monitorização de entrada/saída

O monitoramento de e-mail é um recurso que envolve o rastreamento e a análise de comunicações por e-mail enviadas e recebidas dentro da solução.

Esse recurso melhora a eficácia da comunicação e oferece insights sobre padrões e tendências de comunicação. O monitoramento de e-mail no contexto do SAP Sales Cloud Version 2 pode ser aplicado a operações empresariais e segurança.