Prozesse mit dem Prozessvariantenmanager anlegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to legen Sie benutzerdefinierte Prozesse mit dem Prozessvarianten-Manager an.

Prozessvarianten-Manager

Der Prozessvarianten-Manager bietet Flexibilität beim Ändern der Standard-Onboarding- und Offboarding-Prozesse. Mit diesem Werkzeug können Sie beispielsweise einen vorhandenen Prozess so ändern, dass er mit organisatorischen Geschäftsprozessen und Anforderungen übereinstimmt.

In diesem Video erfahren Sie, wie der Prozessvariantenmanager es einfach macht, mehrere Onboarding- und Offboarding-Prozesse anzupassen.

Videozusammenfassung

Mit dem Prozessvarianten-Manager können Sie die Schritte in einem Onboarding-Prozess anpassen. Abhängig von den Anforderungen der Organisation können Schritte entfernt oder neu angeordnet werden. Eine Organisation möchte beispielsweise:

Entfernen Sie den Schritt Daten neuer Mitarbeiter prüfen, da alle erforderlichen Daten während des Recruiting-Prozesses gesammelt wurden.
Entfernen Sie den Schritt Compliance-Formulare, da die Compliance-Formulare mit dem Belegflussschritt angelegt werden können.
Verschieben Sie den Schritt Aufgaben für neue Mitarbeiter erstellen, sodass er nach dem Einleiten des Onboardings ausgelöst wird.
Fügen Sie einen Schritt für die abschließende Überprüfung hinzu, mit dem ein HR-Mitarbeiter eine abschließende Prüfung durchführen oder überprüfen kann, was ein neuer Mitarbeiter im Schritt „Erfassung personenbezogener Daten" abgeschlossen hat, und eine Korrektur anzufordern, bevor der Onboarding-Prozess abgeschlossen wird.

Es gibt viele mögliche Variationen von Änderungen, die im Prozessvarianten-Manager-Tool vorgenommen werden können, um die Anforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen.

Erweiterungspunkte

Sie können auch Erweiterungspunkte aktivieren, um den Abschluss erforderlicher Onboarding-Aufgaben zu erleichtern, die über die Standardaufgaben von SAP SuccessFactors Onboarding hinausgehen. Dies ermöglicht das Hinzufügen verschiedener Hintergrundaufgaben von Drittanbietern zum Onboarding-Prozess.

Sobald der Erweiterungspunkt in einem dieser Blöcke aktiviert ist, werden alle sequenziellen Aufgaben angehalten und können nicht mehr aufgerufen werden, bis die Hintergrundaufgabe abgeschlossen ist.

Sie können benutzerdefinierte Prozesserweiterungen für die Seite Prozessvarianten-Manager anlegen. Die Funktion automatisiert Prozesse, verbessert die Skalierbarkeit und Konsistenz über alle SAP-Anwendungen hinweg und macht sie perfekt für die Entwicklung benutzerdefinierter Lösungen, die auf bestimmte Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Es gibt eine Reihe von Anforderungen, die erfüllt sein müssen, bevor Sie Erweiterungen aus dem Prozessvarianten-Manager anlegen können. Weitere Informationen finden Sie unter Enabling Extension Wizard in Process Variant | SAP Help Portal.

Abschließender Überprüfungsschritt

Sobald der neue Mitarbeiter den Schritt zum Sammeln personenbezogener Daten abgeschlossen hat, kann ein verantwortlicher Benutzer die Daten des neuen Mitarbeiters prüfen, bearbeiten oder eine Korrektur der Daten anfordern. Korrektur anfordern öffnet den Schritt Erfassung personenbezogener Daten erneut, sodass der neue Mitarbeiter die erforderlichen Änderungen vornehmen kann, ohne den Onboarding-Prozess neu starten zu müssen.

Der Schritt „Abschließende Überprüfung" ist nicht Teil des Standard-Onboarding-Prozesses.

Um den Schritt „Abschließende Überprüfung" im Onboarding zu verwenden, müssen Sie Folgendes tun:

Schließen Sie den Schritt Abschließende Prüfung in eine Prozessvariante ein.
Fügen Sie die Vorlage für die Datenkorrekturnachricht der abschließenden Überprüfung zur Liste der aktiven E-Mail-Vorlagen hinzu.
Konfigurieren Sie das Geschäftsregelszenario Zuständige Gruppe für Datenprüfung zuordnen, und stellen Sie sicher, dass die Regel als wahr ausgewertet wird.
Legen Sie den Wert des Felds Regel für die Konfiguration von Onboarding-Aufgabenteilnehmern in der Onboarding-Konfiguration in „Daten verwalten" fest.

Der Screenshot zeigt ein Beispiel einer Geschäftsregel für die Zuordnung der abschließenden Prüfung zu einer zuständigen Gruppe.

Weitere Informationen finden Sie unter Durchführen der abschließenden Prüfung | SAP Help Portal.

Benutzerdefinierten Onboarding-Prozess für Neueinstellungen mithilfe des Prozessvarianten-Managers anlegen und definieren

Im Prozessvarianten-Manager können Sie einen neuen Prozess anlegen, indem Sie +Prozessvariante wählen. Wenn Sie Änderungen am vorhandenen Onboarding-Prozess vornehmen möchten, müssen Sie eine Kopie des Standardprozesses erstellen, da der Standardprozess nicht bearbeitet werden kann. Um eine Kopie zu erstellen, wählen Sie Kopieren.

In dieser Übung erfahren Sie, wie Sie eine neue Prozessvariante anlegen.

Unternehmensszenario

Eine Organisation möchte einen anderen Onboarding-Prozess für seine neuen Mitarbeiter mit Sitz in Italien. Da es keine Compliance-Formulare oder -Dokumente für Italien im SAP-SuccessFactors-Onboarding-System gibt, möchte die Organisation diesen Schritt im Prozess überspringen und sich auf die Verwendung benutzerdefinierter Dokumente konzentrieren. Außerdem möchte sie den Schritt Daten der neuen Mitarbeiter prüfen überspringen, da er während des Einstellungsprozesses alles für diesen Schritt aus dem Recruiting-System erfasst hat.

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Schritte

Navigieren Sie über die Aktionssuche zum Prozessvarianten-Manager.
Um eine neue Prozessvariante anzulegen, wählen Sie + Prozessvariante.
Geben Sie im Feld IDITALYOnboarding ein.
Wählen Sie Onboarding als Prozesstyp aus.
Geben Sie im Feld ProzessvariantennameOnboarding-Prozess Italien ein.
Wählen Sie in der Spalte Prozessvariante den neu angelegten Onboarding-Prozess für Italien aus.
Definieren Sie den Prozess basierend auf dem unten angezeigten Bild Onboarding-Prozess für Italien. Beginnen Sie mit dem Markieren des Felds Start, und fügen Sie jeden nachfolgenden Schritt im Prozess hinzu. (Diese Abbildung unten zeigt die Erfassung personenbezogener Daten und den Schritt, die unmittelbar nach dem Einleiten des Onboarding-Prozesses ausgeführt werden, gefolgt von den Schritten „Primäre Aufgaben für neue Mitarbeiter" und „Belegfluss". Fahren Sie mit den restlichen Prozessschritten fort.)
Notiz
Mit dem Release 2H 2024 können Sie primäre und sekundäre Aufgaben für neue Mitarbeiter hinzufügen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Aufgaben mit dem aktualisierten Schritt Aufgaben für primäre Neueinstellungen und dem neuen Schritt Aufgaben für sekundäre Neueinstellungen in Ihrem Prozessvarianten-Manager konfigurieren. Diese Aufgaben können parallel mit vorhandenen Schritten wie "Datenprüfung für neue Mitarbeiter", "Erfassung personenbezogener Daten", "Zusätzliche Datensammlung", "Compliance" und "Belegfluss (E-Signatur)" ausgeführt werden (und nicht blockieren).
Sie können auch Signaturen als erforderliche Aufgaben definieren und sammeln. Der Schritt Dokumentfluss für Aufgaben für neue Mitarbeiter (elektronische Signatur) kann entweder den Schritten Primäre oder Sekundäre Aufgaben für neue Mitarbeiter hinzugefügt werden, um die erforderlichen Signaturen für die definierten Aufgaben zu sammeln.
Um den definierten Prozessablauf zu sichern, wählen Sie Sichern und validieren. Sie erhalten eine Popup-Meldung für das erfolgreiche Anlegen des Prozessablaufs mit einigen Hinweisen. Wählen Sie OK.
Um die neue Prozessvariante zu verwenden, wählen Sie Aktivieren. Wählen Sie in der Bestätigungsmeldung OK.
Wenn Sie einen Schritt löschen müssen, müssen Sie zuerst die nachfolgenden Schritte löschen und dann die Schritte, die Sie beibehalten möchten, wieder hinzufügen.

Zusammenfassung

Der Prozessvarianten-Manager bietet Flexibilität beim Ändern der Standard-Onboarding- und Offboarding-Prozesse.
Korrektur anfordern öffnet den Schritt Erfassung personenbezogener Daten erneut, sodass der neue Mitarbeiter die erforderlichen Änderungen vornehmen kann, ohne den Onboarding-Prozess neu starten zu müssen.

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