Funktionen für die Dokumentenverwaltung aktivieren

Es gibt vier Dokumentverwaltungsfunktionen in Onboarding. Die ersten drei Funktionen sind obligatorisch und müssen aktiviert und ordnungsgemäß eingerichtet werden, damit Dokumente im Onboarding verwendet werden können. Diese sind:

• Dokumentgenerierung
• Dokumenten-Management-Service
• Generierung von Druckformularen

Die vierte Funktion ist die E-Signatur-Funktion. Diese Funktion ist konfigurierbar, da zwei E-Signatur-Lösungen verfügbar sind. Eine dieser Lösungen erfordert ein separates Kundenabonnement und muss im Provisioning aktiviert werden.

In diesem Video erfahren Sie, wie diese vier Dokumentverwaltungsfunktionen im Onboarding verwendet werden und wie Sie sie aktivieren können.

1. Wählen Sie Dokumentgenerierung aktivieren, um die Generierung von Dokumenten während der Onboarding- und Offboarding-Prozesse zu ermöglichen.

2. Aktivieren Sie die Generierung von Druckformularen, indem Sie eine URL und eine Benutzer-ID eingeben, und wählen Sie Generierung von Druckformularen aktivieren.

Um die Druckformulargenerierung in Provisioning zu aktivieren, müssen wir eine Druckformular-Service-URL für jede einzelne Instanz der SAP SuccessFactors HCM Suite anlegen, die ein Kunde für SAP SuccessFactors Onboarding hat. Das SAP-Druckformular-Serviceteam richtet das Backend für PFS ein, bevor eine URL generiert wird.

1. Um eine Print-Forms-Service-URL anzufordern, verwenden Sie ein Anforderungsformular im HCM Cloud Operations Portal. Um auf das Formular zuzugreifen, navigieren Sie zu HCM Cloud Operations Portal→Operations Requests→Request Forms→New ONB 2.0 Print Form Service URL Request. 

   Das Anforderungsformular erfordert den P-User oder S-User des Kunden, die Instanz-ID und das Rechenzentrum vom Host-Server des Kunden für die Instanz von SAP SuccessFactors HCM Suite. Nach dem Senden benötigt das SAP-PFS-Team 3 bis 5 Werktage, um die Anforderung zu verarbeiten, und es wird eine Benachrichtigung gesendet, sobald sie abgeschlossen ist. 

   

   Ein SAP-P-User- oder S-User-Konto kann verwendet werden, um den Service „Print Forms" für das Onboarding einzurichten. Ein Kunde der SAP SuccessFactors HCM Suite hat bereits ein S-User-Konto, da es das primäre SAP-Konto für SAP-SuccessFactors-HCM-Services ist.

   Notiz

   SAP-P-User-Konto anlegen:

   Ein öffentlicher Benutzer (P-User) wird in der SAP Community angelegt. Registrieren Sie sich in der SAP Community mit einer Nicht-SAP-E-Mail-Adresse. Anschließend kann ein Konto für den Kunden oder vom Kunden angelegt werden. Es wird empfohlen, die Nicht-SAP-E-Mail-Adresse des Unternehmens nicht an einen bestimmten Mitarbeiter zu binden, um das Risiko zu vermeiden, dass der Zugriff verloren geht, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.