La formation vous permet de vous assurer que vous disposez des compétences requises au sein de votre organisation en proposant un catalogue complet des formations.
Les formations sont gérées dans un catalogue composé de groupes de formations et de types de formations qui constituent la structure de votre catalogue.
La formation comprend les principaux processus suivants :
- Préparation de la formation :
Cette phase comprend la création et la gestion des données de base auxquelles vous accédez lorsque vous créez votre catalogue de formations, y compris, par exemple, les calendriers, les lieux de formation et les ressources.
- Catalogue de formations :
Vous pouvez créer des dates de formation individuelles ou multiples, avec ou sans ressources (par exemple, un animateur). Cette opération peut être effectuée manuellement ou en fonction de la demande existante pour l'événement.
- Activités journalières :
Ces activités sont exécutées pour les événements créés, par exemple :
- inscrire (s'inscrire) des participants internes et externes
- inscription avec option
- remplacer les inscriptions
- transférer
- annuler la participation
- créer une correspondance (fournit une notification pour les activités)
- Activités récurrentes :
Il s'agit d'activités périodiques, par exemple :
- inscription définitive à des formations
- blocage d'événements
- déblocage d'événements
- annulation d'événements
- activités de suivi
Chacun des processus dispose des états appropriés.
La formation comporte plusieurs menus dynamiques. Elles sont dynamiques dans le sens où les données que vous créez dans un menu sont automatiquement mises à jour dans les autres menus. Les trois principaux menus dynamiques sont les suivants :
- Le menu dynamique de formation dans lequel vous créez et modifiez des formations et gérez des ressources. Les fonctions suivantes sont disponibles :
- Créer des formations
- Fixer/annuler des formations
- Verrouiller et déverrouiller des cours
- Le menu dynamique Participation, dans lequel vous exécutez toutes les fonctions associées aux activités quotidiennes pour les inscriptions (inscription avec option, annulation, etc.), traitez l'édition manuelle de la correspondance et demandez des états pour les historiques de correspondance et les évaluations des participants. Vous pouvez exécuter les fonctions suivantes :
- Inscrire une participation
- Inscription avec option
- Annuler la participation
- Remplacer la participation
- Le menu d'informations dynamique dans lequel vous pouvez demander tous les états standard pour les formations, la participation et les ressources. Les états suivants sont disponibles :
- Liste de présence
- Liste des salariés
- Historique de formation du participant / - Prérequis /- Compétence/ - Évaluation
- Statistiques du participant /- à transférer /- et Statistiques des ventes
- Comparaison des conditions préalables
- Inscriptions avec option par type de formation / - par participant
- Annulations par cours / - par participant
- Comparaison des budgets
La formation dispose de menus dynamiques qui simplifient le fonctionnement du système en offrant un moyen de créer et de gérer les objets. L'avantage des menus dynamiques est que vous créez des données et accédez aux fonctions directement dans l'environnement clairement structuré de la hiérarchie des formations. Les menus dynamiques incluent les éléments suivants :
- Données de base
- Présence
- Événement de gestion
- Informations
- Planification
- technique
- Outils
Lorsque vous sélectionnez un objet, le système lit automatiquement les données de l'objet actuel afin que vous n'ayez pas à les saisir vous-même. Vous accédez aux différentes fonctions via le menu ou en cliquant avec le bouton droit de la souris à côté de l'objet approprié. Les options de filtres et de critères de sélection contrôlent les données affichées dans un menu dynamique. Par exemple, vous pouvez définir le critère de statut pour afficher uniquement les événements au statut Planifié.
Le catalogue de formation est présenté sous forme hiérarchique. Il est composé de groupes de formations et de types de formations. Les hiérarchies du catalogue sont les suivantes :
Groupe de formations : un groupe de formations est un regroupement de types de formations qui partagent les mêmes caractéristiques ou qui traitent de sujets liés. Les groupes de formations peuvent, à leur tour, être combinés pour former des groupes de formations sous-jacents résultant en un plan de formation ou un catalogue structuré hiérarchiquement.
Type de formation : un type de formation est un prototype de formation comprenant tous les attributs généraux qui s'appliquent aux formations de ce type. Un type de formation n'est pas planifié pour avoir lieu à une date spécifique. Les types de formations sont affectés à des groupes de formations. Les groupes et types de formations constituent la structure de base du catalogue de formations.
Formation : une formation est une occurrence spécifique d'un type de formation, planifiée pour avoir lieu à une date spécifique. Une formation (également appelée date de formation) hérite de tous les attributs stockés pour le type de formation et est planifiée pour avoir lieu à une date spécifique. Les participants sont inscrits à des formations.
Vous configurez un catalogue de formations en créant ou en planifiant des dates de formation pour vos types de formations. La plupart des données que vous stockez pour les types de formations sont proposées comme valeurs par défaut pour les dates de formation réelles. Vous pouvez écraser ces données si nécessaire. En règle générale, plus vous stockez de données pour le type d'événement, moins vous aurez de travail par la suite. Si vous transférez les données stockées pour les types de formations lorsque vous créez votre catalogue de formations, seules certaines zones doivent être gérées. Les zones à gérer lors du transfert des données sont les suivantes :
- Date
- Emplacement
- Langue
- Réservation de ressources
Dans le menu de participation dynamique, vous pouvez exécuter des fonctions d'activité d'inscription. Exemples de fonctions disponibles dans le menu de participation dynamique :
- Inscription
- Inscription avec option (pour les types de formations)
- Remplacer la présence
- Réinscrire la présence
- Annuler la participation
- Inscrire des listes de participants
La correspondance est automatiquement éditée pour accompagner chacune des activités d'inscription si les activités de Customizing pertinentes sont terminées.
Vous pouvez suivre l'édition de la correspondance à l'aide de l' Historique de la correspondance.
Pour effectuer des inscriptions, des participants individuels et de groupe sont affectés à des catégories de participants. Lorsque vous créez un nouveau participant, vous sélectionnez le type de participant pertinent et saisissez les données pour le participant selon vos besoins. Vous pouvez effectuer des inscriptions pour tous les types de participants qui existent dans le système.
Exemples de types de participants : Objet Description Type d'objet Personne P Salarié de votre société Utilisateur US Personne avec un enregistrement dans la fiche utilisateur Personne externe H Salarié d'une autre société Candidat AP Personne externe ayant postulé pour un poste Contact PT Employé d'une unité structurelle partenaire O Par exemple, un service dans votre société Client KU Un de vos clients
L'intégration à d'autres composantes applicatives facilite l'échange de données direct et efficace. Ces données peuvent être traitées ultérieurement dans SAP Learning Solution. L'intégration est possible avec les composantes applicatives suivantes :
Comptabilité analytique : imputation interne d'activités des frais de participation et des coûts de l'animateur, transfert des coûts pour les coûts de formation.
Administration des ventes : facturation des frais de participation, utilisation des catégories de participants Client et Contact.
Gestion des articles : utilisation des articles de la fiche article comme ressources pour les formations, la génération de demandes d'achat et les réservations d'articles.
Développement du personnel : contrôle et transfert des compétences et utilisation des systèmes d'évaluation du développement du personnel.
Gestion des temps : saisie et contrôle de la participation (pour les participants à la formation interne et les animateurs).
Gestion de l'organisation : utilisation des unités structurelles en tant que participants et organisateurs de formations.
Administration du personnel : utilisation des personnes des données de base du personnel en tant que participants et animateurs
Dans la solution de formation, il existe un menu d'informations dynamique à partir duquel vous pouvez exécuter tous les états standard pour la participation, les formations et les ressources. L'avantage du menu dynamique Informations est que le système lit automatiquement les données de l'état lorsque vous sélectionnez un objet avec le curseur et que vous n'avez pas besoin de saisir les données manuellement.
Par exemple, si vous sélectionnez une formation et lancez un programme, le système lit automatiquement les données de la formation.