Execução de suprimento de serviços Etapas do processo

Você pode criar manualmente requisições de compra para serviços simplificados usando o app Administrar requisições de compra - Profissional. Você pode converter essas requisições de compra de serviços em pedidos usando o app Processar requisições de compra (V2). Você pode criar requisições de compra com hierarquia de itens, agrupando itens, serviços ou materiais. Por exemplo, se você estiver comprando serviços e materiais para diferentes departamentos de uma empresa, pode utilizar hierarquias de itens para agrupar os itens por departamento. Para usar a hierarquia de itens, você precisa comutar para a visão hierárquica na guia/tabela de itens no app Administrar requisições de compra - Profissional. Depois de alternar para a visão de hierarquia, você não poderá modificá-la novamente, a menos que todos os itens sejam excluídos.

O app Processar requisições de compra (V2) só suporta itens funcionais (serviço ou material), não suporta a conversão no nível da hierarquia de itens. Se você utilizar a hierarquia de itens no seu pedido, precisa utilizar o app Atribuir e processar requisições de compra para converter a requisição de compra em pedido. O app Atribuir e processar requisições de compra só suporta a seleção de uma hierarquia de itens individual de uma só vez, por isso você precisa criar a hierarquia de itens em requisições de compra separadas.

Os usuários na empresa podem acionar a criação de uma requisição de compra para serviços simplificados planejados diretamente a partir de uma ordem de serviço. Você pode usar o item da ordem de serviço como objeto contábil para o suprimento de serviços simplificados.

Um especialista em configuração pode configurar um workflow para que o responsável pela ordem de serviço possa aprovar a respectiva folha de registro de serviços. Após a aprovação, a confirmação do serviço prestado é acionada automaticamente.

• Capacidade de acionar a confirmação para o serviço fornecido por um fornecedor externo de serviços em uma etapa.
• Possibilidade de o responsável pela ordem de serviço aprovar a folha de registro de serviços.
• Processo de suprimento de serviços de terceiros mais efetivo, desde a criação automática da requisição de compra a partir de uma ordem de serviço até a confirmação do serviço fornecido.

Você pode verificar o processo de solução Controle de projetos - Recursos e suprimento (4RF) no navegador de processos para saber como acionar o suprimento de serviços e materiais quando um serviço é necessário para um produto.

Em vez de ser acionado por uma ordem de serviço ou uma requisição de compra criada manualmente, o processo também pode começar diretamente com a criação de um pedido para o serviço necessário. Ele também pode estar sujeito a aprovação, se necessário. Você pode utilizar workflows flexíveis para definir um processo de aprovação de acordo com seus requisitos empresariais.

Como comprador, você pode pedir materiais e serviços manualmente utilizando o app SAP Fiori Administrar pedidos. Você pode criar pedidos de compra com itens padrão ou itens de limite para adquirir serviços simplificados.

• Criar um novo item para serviços simplificados planejados:
  • Você tem duas opções para criar itens de serviço planejado: você pode inserir dados mestre no campo Material (os dados mestre devem ser do grupo de tipos de produto Serviço) ou indicar os serviços necessários inserindo um texto breve livre e selecionando o grupo de tipos de produto 2 (Serviço).
  • Você pode influenciar o controle do processo de itens de serviço, de modo que nem uma folha de registro de serviços nem uma entrada de mercadorias sejam necessárias e uma fatura possa ser lançada imediatamente.
  • Se você decidir que uma folha de registro de serviços (e uma entrada de mercadorias) é necessária, a categoria da classificação contábil do pedido já não pode ser modificada assim que uma folha de registro de serviços tiver sido criada.
  • Você pode exibir as confirmações para serviços simplificados, incluindo a data de início, a data de fim e o prestador de serviços.
• Criar itens limite para serviços simplificados não planejados:
  • Você pode definir um limite do valor para serviços não planejados, ou seja, serviços que não podem ser indicados detalhadamente no momento do pedido. Isso também se aplica a serviços de valor tão baixo que você quer reduzir o esforço administrativo envolvido no processamento de pedidos e documentos subsequentes. Você pode definir um valor previsto e um limite total. Para um item limite, você deve inserir um período de tempo. Os serviços podem ser indicados posteriormente na folha de registro de serviços onde os serviços exatos e o respectivo preço e quantidade podem ser registrados. Caso contrário, você lança a fatura diretamente com referência ao pedido.

  • Você pode inserir um número do contrato de compra em um item limite ampliado para serviços simplificados para restringir os serviços registráveis na folha de registro de serviços.

• Usar a integração da ordem de serviço

  • Um pedido com a categoria de classificação contábil Ordem de serviço é iniciado por uma ordem de serviço do Gerenciamento de ordens de serviço.

  • Se a criação automática de requisições de compra a partir de ordens de serviço estiver ativada nos dados mestre do material ou serviço relevante, os dados do documento de serviço são atualizados automaticamente pelo sistema. Caso contrário, você, como comprador, pode atualizar os dados do documento de serviço no pedido.

Como comprador, você também pode criar pedidos para serviços simplificados usando o app avançado Criar pedido - Avançado. A tabela exibe os apps e as categorias de item correspondentes para criar pedidos para serviços simplificados:

Você utiliza a folha de registro de serviços para registrar os serviços pedidos que foram executados. Você pode criar folhas de registro de serviços utilizando o app Administrar folha de registro de serviços - serviços simplificados. Usando o app, você pode modificar as folhas de registro de serviços e enviá-las para aprovação. Você pode procurar folhas de registro de serviços e pode ordenar, filtrar e agrupar a lista de folhas de registro de serviços, por exemplo, por fornecedor ou por pedido de referência.

Você pode criar ou modificar uma folha de registro de serviços com referência a um pedido.

Cada folha de registro de serviços referencia um pedido. Este pedido pode ser composto por itens padrão para serviços simplificados planejados ou itens limite para serviços simplificados não planejados. Depois de inserir o número do pedido, todos os itens do pedido para serviços simplificados são adicionados como itens da folha de registro de serviços pelo sistema. Você pode efetuar o seguinte:

• Registrar serviços planejados com referência a itens padrão do pedido.
  • Na folha de registro de serviços, você completa os dados do pedido inserindo a quantidade declarada e a data da performance.
• Registrar serviços não planejados com referência a itens limite do pedido.
  • Na folha de registro de serviços, você registra os serviços inserindo uma descrição do item, a data da performance, a quantidade declarada com a respectiva unidade de medida e o preço por unidade.
  • O sistema exibe o valor previsto do item limite do pedido referenciado. Ele emite uma advertência se o valor previsto for excedido e um erro se o montante declarado (agregado) exceder o limite total.

Você pode registrar limites do contrato se existir um contrato no pedido e selecionar um item do contrato na folha de registro de serviços. O preço por unidade para cada item limite é determinado pelo contrato para limite.

Na criação de um pedido para serviços não planejados, o usuário pode atribuir um contrato como fonte de suprimento para um item com limite.

Ao confirmar os serviços em uma folha de registro de serviços, o usuário tem a capacidade de selecionar um item de serviço de texto livre do contrato que foi atribuído no pedido.

Você pode registrar materiais de consumo em folhas de registro de serviços. Os materiais de consumo são itens do grupo de tipos de produto Material (01) que foram usados durante a execução de um serviço e que foram planejados juntamente com um serviço no pedido referenciado.

O registro de materiais de consumo em folhas de registro de serviços deve ser sempre combinado com o registro de um serviço.

Você pode adicionar Materiais de consumo do grupo de tipos de produto Material (01) a uma folha de registro de serviços e não está limitado a itens do grupo de tipos de produto Serviço (02). No entanto, considere que você só pode registrar materiais que foram planejados juntamente com um serviço em um pedido. Isso significa que você deve atualizar pelo menos um item do grupo de tipos de produto Serviço (02) em uma folha de registro de serviços. Considere também que você não pode modificar a classificação contábil declarada no item do pedido para materiais de consumo em uma folha de registro de serviços.

Você pode adicionar materiais com ou sem um mestre de produtos. Você NÃO pode registrar os seguintes tipos de material em uma folha de registro de serviços:

• Materiais administrados em lotes

• Materiais com classificação

• Materiais com números de série

• Materiais com avaliação separada

• Materiais com números da peça do fabricante

• Materiais com um nível de revisão preenchido

• Artigos comerciais (com subitens no pedido)

Você pode definir a classificação contábil para um item de serviço no pedido ou na folha de registro de serviços. Mesmo que já esteja definida no item do pedido, você pode modificar a classificação contábil na folha de registro de serviços.

As seguintes restrições se aplicam ao modificar a classificação contábil na folha de registro de serviços:

• Se o item da folha de registro de serviços se referir a um item limite do pedido (serviços não planejados), só é possível uma classificação contábil simples para o item do pedido, bem como para o item da folha de registro de serviços.
• Se os custos do item (padrão) do pedido referenciado forem distribuídos por montante, o código de distribuição Distribuição por montante não pode ser modificado na folha de registro de serviços. Se você quiser usar o código Distribuição por montante na folha de registro de serviços, deve atualizar o mesmo no pedido.
• Você não pode modificar a Categoria da classificação contábil que foi definida no pedido, com exceção da categoria da classificação contábil Desconhecida.

A tabela seguinte exibe uma síntese detalhada das opções possíveis para a distribuição da classificação contábil em folhas de registro de serviços, dependendo do item do pedido referenciado:

*Por padrão, os custos são distribuídos por porcentagem se você atualizar classificações contábeis múltiplas no app Administrar pedidos.

** Você pode selecionar os códigos Distribuição com base na quantidade e Distribuição por montante para itens do pedido no app Criar pedido - Avançado.

Você pode marcar um item da folha de registro de serviços como o último item da folha de registro de serviços para o item do pedido referenciado. Depois de a folha de registro de serviços ter sido criada com o código Registro final definido, não é possível criar novas folhas de registro de serviços para o item do pedido referenciado. Após a aprovação da folha de registro de serviços, o código Fornecimento concluído é definido automaticamente no item do pedido referenciado. Outras folhas de registro de serviços que já foram criadas para o item do pedido referenciado ainda podem ser concluídas.

Você pode definir o código para os detalhes do item do item da folha de registro de serviços para o qual você quer definir o código. Na guia Informações gerais, defina o código para Registro final.

Você pode criar (várias) folhas de registro de serviços importando folhas de registro de serviços de arquivos do Microsoft Excel. Somente usuários autorizados podem importar folhas de registro de serviços de arquivos do Microsoft Excel. Para permitir que os usuários importem folhas de registro de serviços, os especialistas em configuração atualizam as configurações necessárias utilizando o app de configuração Ativar importação de folhas de registro de serviços para usuários específicos.

Dependendo da forma como seu sistema é administrado, você pode acessar a configuração navegando

• Utilizar Administrar sua solução: Administrar sua solução→Configurar sua solução→Área de aplicação: Determinação da fonte de suprimento e suprimento→Área de subaplicação: Suprimento operacional→Nome do item: Aquisição de serviço e registro→Etapa de configuração: Ativar importação de folhas de registro de serviços para usuários específicos.
• Usando o SAP CBC: Atividades→Configuração do processo empresarial→Suprimento→Gerenciamento de solicitações e de pedidos Suprimento→de serviços→Folha de registro de serviços→Ativar importação de folhas de registro de serviços para usuários específicos.

Se um serviço tiver sido concluído, você pode indicar que um item da folha de registro de serviços é o último item para o item do pedido referenciado. Se você usar uma planilha eletrônica para importar folhas de registro de serviços, defina o campo É registro final como VERDADEIRO. Este campo é opcional. Se você deixar o campo em branco, o código Registro final não é definido para o respectivo item da folha de registro de serviços.

Você pode iniciar ou cancelar o processo de aprovação da seguinte forma:

• Quando você tiver registrado todos os serviços, pode enviar a folha de registro de serviços para aprovação. A folha de registro de serviços recebe um status de Em aprovação e é exibida automaticamente na Minha caixa de entrada do autorizador.
• Se a folha de registro de serviços tiver o status Em aprovação, você pode editá-la novamente. Selecione Retirar da aprovação e edite novamente.
• Assim que a folha de registro de serviços tiver sido aprovada por uma pessoa autorizada, um documento de entrada de mercadorias é criado pelo sistema e uma fatura correspondente pode ser criada, verificada e lançada.
• Se a folha de registro de serviços tiver sido aprovada e não existirem documentos subsequentes além do documento da entrada de mercadorias, você pode selecionar Anular aprovação e editar a mesma novamente.

Você pode usar o workflow flexível para folhas de registro de serviços, permitindo que você defina seu próprio processo de aprovação usando o app Administrar workflows para folhas de registro de serviços - serviços simplificados.

• O workflow flexível permite a você utilizar a autorização automática, de uma ou várias etapas.
• Existem várias opções para determinar o autorizador, como a atribuição de um autorizador usando uma função, ou atribuir usuários ou equipes específicos como autorizadores.

Você pode exibir o autorizador ou uma lista de autorizadores ao procurar uma folha de registro de serviços no app Administrar folhas de registro de serviços. Para isso, você pode precisar ajustar suas configurações para exibir a coluna Autorizador usando o botão Configurações.

Você pode usar o app Minha caixa de entrada para aprovar ou rejeitar suas folhas de registro de serviços por meio de dispositivos móveis ou de desktop de qualquer lugar e a qualquer hora. Utilizando este app, você pode processar suas tarefas de workflow padrão e personalizadas com base nas opções de decisão definidas no sistema back-end.

Você pode exibir a página de objeto de uma folha de registro de serviços no app Minha caixa de entrada. Ao aprovar e rejeitar folhas de registro de serviços no app Minha caixa de entrada, você, como aprovador, pode ver informações detalhadas, notas e anexos das folhas de registro de serviços. Navegando para os detalhes do item, você também pode visualizar informações detalhadas sobre itens específicos, como detalhes de imposto ou determinação do preço.

No nível do cabeçalho da folha de registro de serviços, você pode visualizar o Montante declarado incluindo o IVA suportado de toda a folha de registro de serviços. Este é o montante declarado, incluindo impostos não dedutíveis.

No nível do item, na guia Informações gerais, você pode visualizar o montante declarado incluindo o IVA suportado do item. Este é o montante declarado incluindo impostos não dedutíveis do item que você selecionou.

Você pode exibir e editar informações fiscais que foram definidas no pedido de referência em uma folha de registro de serviços.

Na guia Imposto, você pode visualizar o Código de imposto e a Data do imposto como indicado no pedido referenciado. Se aplicável, o Código do domicílio fiscal e/ou o País/região do imposto também são exibidos.

Você não pode modificar a Data do imposto para o item na folha de registro de serviços. Isso é feito no pedido de compra.

Você pode exibir e processar informações detalhadas de preços para serviços planejados com referência a itens padrão do pedido, bem como para serviços não planejados com referência a itens limite do pedido, sem um contrato de compra como fonte de suprimento. Você também pode exibir informações de preços para serviços não planejados com referência a itens limite do pedido, com um contrato de compra como fonte de suprimento.

Para ativar a edição das informações de preço em uma folha de registro de serviços, selecione Permitir alteração de preço no pedido de compra referenciado. No nível do item, você pode processar as informações detalhadas de determinação de preços, bem como a Data do preço, que você pode encontrar na aba Informações gerais.

Após o lançamento da folha de registro de serviços, você poderá acessar o diagrama do fluxo do processo para os itens que ela contém por meio da seção Fluxo do processo para cada item. O diagrama do fluxo do processo exibe os documentos precedentes e subsequentes do item da folha de registro de serviços. Aqui você também pode encontrar links para os documentos referenciados.

Você pode adicionar e atualizar notas no nível do cabeçalho e do item de folhas de registro de serviços.

Você pode usar o campo Nota de cabeçalho ou Nota de item para escrever uma nota interna para outras pessoas em sua organização. Como alternativa, você pode usar o campo Texto de cabeçalho ou Texto de item para escrever uma nota para partes externas no fluxo do processo, por exemplo, o fornecedor.

Ao criar uma nota ou texto, você pode utilizar o menu drop-down para selecionar o idioma no qual você está escrevendo a nota. Só pode existir uma nota e um texto para cada cabeçalho ou item.

Você pode adicionar vários itens da folha de registro de serviços a partir de um pedido ou contrato de compra. Os detalhes básicos para os itens selecionados são inseridos automaticamente na folha de registro de serviços.

Em vez de inserir manualmente os detalhes de itens da folha de registro de serviços individualmente, você pode adicionar vários itens de uma só vez com base no pedido de referência ou no contrato de compra. Os detalhes básicos para os itens selecionados são inseridos automaticamente na folha de registro de serviços.

Você pode anexar documentos e adicionar links no nível do cabeçalho e no nível do item da folha de registro de serviços.

A transferência de anexos em processos de comunicação eletrônica é suportada e ativada pela mensagem SOAP de entrada usada para criar folhas de registro de serviços no SAP S/4HANA Cloud.

Os usuários na empresa têm acesso a esses anexos na folha de registro de serviços.

Depois que o serviço é executado e você recebe a fatura correspondente de seu fornecedor, você pode criar a fatura de fornecedor para o pedido de compra de serviços. Como contador da contabilidade de fornecedores para suprimento, usando o app Criar fatura de fornecedores, você pode criar faturas de fornecedores para seus pedidos com base no documento recebido do seu fornecedor.

Você insere os dados básicos, como a data da fatura ou o número do documento de referência da fatura recebida. O Emissor da fatura é preenchido automaticamente assim que você inserir o documento de compras de referência ou a folha de registro de serviços.

Em Referências do documento de compras, você utiliza como referência o número do pedido indicando a categoria do documento de referência. Se existir uma folha de registro de serviços para o pedido, você também pode usar a folha de registro de serviços como referência, selecionando a Folha de registro de serviços - serviços simplificados como Categoria de documento de referência.

Se você selecionar a função Simular ou Lançar, o sistema compara os dados de quantidade e montante de cada item da fatura de fornecedor com os dados do item do pedido relacionado. A diferença entre os débitos e créditos (Saldo) não deve estar fora dos limites de tolerância definidos. Com a função Verificar, você pode fazer com que o sistema verifique a fatura antes de tentar lançar.

A função Simular permite exibir os movimentos de conta antes de lançar o documento. Na visão Simulação, você também pode comutar a moeda de simulação e lançar a fatura de fornecedores.

Você pode Pré-registrar o documento de faturamento para que alguém conclua o processo e o lance mais tarde.