Determinadas funciones y notificaciones del sistema son desencadenadas por gestores de procesos automáticos (APM) específicos. Cada APM se programa para que se ejecute a intervalos regulares (normalmente diariamente, semanalmente o mensualmente, aunque algunos pueden ejecutarse cada hora). Cada vez que se ejecuta un APM, normalmente crea un archivo de registro y lo envía a una dirección de correo electrónico de contacto especificada. En función del proceso, puede generar notificaciones por correo electrónico cuando se cumplen determinadas condiciones, realizar modificaciones en entidades específicas en el sistema o depurar procesos obsoletos.
Para configurar cada APM necesario:
- Vaya a Administración de aprendizaje→Administración del sistema→Procesos automáticos→Sincronización de contenido de Red de contenido abierto.
- Programar el proceso: Seleccione la casilla de selección Programar este proceso.
- Fijar la frecuencia: seleccione la hora del día y la periodicidad/frecuencia (diaria, semanal, mensual o por hora, si está disponible) e introduzca cualquier detalle específico.
- Proporcione un correo electrónico de contacto: Introduzca una dirección de correo electrónico para recibir el archivo de registro.
- Introducir información adicional: Proporcione detalles adicionales, como umbrales o períodos de recordatorio, que pueden ser únicos para determinadas APM.
Gestores de procesos automáticos (APM)
Esta tabla enumera los procesos automáticos más comúnmente configurados:
| Proceso automático | Descripción |
|---|---|
| Actualizaciones de ejecución de perfil de asignaciones | Este proceso sincroniza dinámicamente las membresías de los usuarios en los perfiles de asignación (AP) en función de los cambios en los atributos de los usuarios. A medida que se agregan nuevos usuarios al sistema de aprendizaje, se agregarán a cualquier AP para el que califiquen. Cuando los atributos del usuario cambian para que ya no califiquen para un AP, se eliminan del AP y también se eliminan las asignaciones que el AP les realizó. |
| Notificación por correo electrónico de demanda de solicitud de clase cumplida | Este proceso notificará al correo electrónico de contacto de un elemento cuando se haya alcanzado un determinado número de solicitudes (según lo determinado por el campo de registro mínimo del elemento). |
| Notificación por correo electrónico de retroalimentación sobre el curso y encuestas de seguimiento | Aunque la asignación de una evaluación de feedback del curso se realiza inmediatamente cuando se añade un registro histórico, este proceso debe ejecutarse para enviar una notificación al usuario de que tiene encuestas para completar. Esto también asignará y notificará a los usuarios cuando tengan encuestas de seguimiento. |
| Actualización de programa de estudios/programa | Cuando se revisan los artículos, este proceso eliminará la revisión anterior del artículo de los planes de aprendizaje (si se asigna como un artículo de flotación libre) y los programas. Si el artículo forma parte de un programa de estudios, la revisión antigua del artículo se volverá a mover en la fecha de entrada en vigor de la nueva revisión. |
| Denegar procesos de aprobación vencidos | Cuando la aprobación no tiene lugar antes del inicio de un evento, este proceso notificará al usuario que la solicitud ha vencido. |
| Notificación por correo electrónico sobre exceso de espacio para archivos adjuntos | Cuando el tamaño de todos los archivos adjuntos alcance un determinado porcentaje del máximo permitido, este APM notificará a un administrador. |
| Notificación por correo electrónico de caducidad de aprendizaje | Envía notificaciones a los usuarios y/o gerentes cuando se acercan los artículos a sus fechas límite en el plan de aprendizaje. Los valores predeterminados globales se pueden fijar aquí y se pueden sustituir en el nivel de elemento para que algunos elementos notifiquen a los usuarios con más o menos frecuencia que el defecto. El umbral determina cuándo se iniciarán las notificaciones (por ejemplo, si la posición vence dentro de los próximos 90 días) y el recordatorio fija el período para la frecuencia en que continuarán las notificaciones (por ejemplo, cada 7 días). El usuario dejará de recibir notificaciones una vez que haya completado el elemento correctamente. Opcionalmente, se puede enviar una notificación de vencimiento una vez que la posición haya superado la fecha de vencimiento. |
| Notificación por correo electrónico de plan de aprendizaje | Según los valores predeterminados globales (en la sección Configuración del usuario) o configuraciones específicas para cada usuario (si los usuarios pueden anular los valores predeterminados), este proceso enviará notificaciones cuando se agreguen, modifiquen o eliminen artículos de los planes de aprendizaje de los usuarios y a los gerentes cuando sus subordinados completen los artículos correctamente o sin completar correctamente. |
| Notificaciones por correo electrónico de supervisor para resumen de inscripción | Envía resúmenes periódicos de inscripciones a gerentes de aprendizaje (incluidos gerentes alternativos) para que no se vean abrumados con notificaciones individuales. El resumen contiene hasta 500 entradas, incluidas las que el administrador ha añadido a sí mismo. |
| Inscripción/retirada de VLS de programa | Este APM inscribirá (o retirará) usuarios en unidades de tiempo de VLS de las clases asignadas por los programas. |
| Purgar solicitudes de clase | Este proceso eliminará las solicitudes que aún están pendientes si son anteriores a un determinado número de días. |
| Purgar historial de auditoría de usuarios eliminados | No se debe utilizar en entornos integrados de SAP SuccessFactors HCM (BizX); esto es solo para clientes de LMS independientes. Purgará los datos de auditoría de los usuarios que hayan sido eliminados durante más días que el número de días especificado. |
| Notificación por correo electrónico de disponibilidad de clase solicitada | Cuando se agregan nuevas clases a las bibliotecas de usuarios que han elegido la opción Solicitar una clase para realizar una solicitud, este proceso les notificará e incluirá el enlace para registrarse. Si el usuario especificó una "fecha para la que se requiere" y/o forma parte de una región específica, el APM verificará que la nueva clase se produzca antes de la fecha y se encuentre en la misma región que el usuario y le notificará solo si cumple los criterios. |
| Restablecer progreso de artículo en línea | Si un administrador introduce un número en el campo Restablecer progreso del usuario después de la inactividad de un artículo en línea, este proceso comparará el número de días desde que el usuario inició el curso en línea con ese número (por ejemplo, 30) y, si es igual o mayor, el progreso del usuario (marcadores e indicadores de progreso para los objetos de contenido del artículo) se restablecerá y deberá volver a iniciar el curso desde el principio. |
| Reiniciar o detener proceso de aprobación | Para artículos en línea o dirigidos por instructor con procesos de aprobación, este APM detendrá el proceso cuando se anule la asignación del usuario al artículo. Si se reasigna un elemento en línea a un usuario, este módulo de procesos automáticos reiniciará el proceso de aprobación. |
| Notificación por correo electrónico de recordatorio de próxima clase | Los usuarios que ya estén registrados en clases recibirán una notificación única un cierto número de días antes de que se realice su clase. Esta notificación servirá como recordatorio/alerta. |
| Mover usuarios de la lista de espera a la lista de solicitudes | Después de que se produzca una clase, los usuarios en lista de espera (que no estén registrados/inscritos) se moverán a la lista de solicitudes para el artículo. |